IntelliGeide SAS - Audit / AMOA
La gouvernance documentaire est une démarche globale et complexe qui se décompose en plusieurs activités :
- Gestion des documents courants entrants ou sortants.
- Traitement des emails.
- Veille et intelligence économique.
- Gestion des connaissances.
- Gestion de la documentation.
- Gestion des données "WEB" (Intranet / Extranet / Internet).
- Archivage…
Certaines activités documentaires posent plus de problèmes que d’autres en matière de gouvernance documentaire.
INTELLIGEIDE mets à la disposition des PME / PMI une organisation orientée solutions entièrement tournée vers l'étude, le conseil, l'AMOA, l'intégration de solutions de gestion documentaire et l'aide au changement.
Méthodes :
La norme ISO15489 prévoit le déroulement d'une démarche de record management en huit étapes :
- Enquête préliminaire.
- Analyse des activités.
- Identification des exigences archivistiques.
- Evaluation des systèmes existants.
- Identification de la stratégie pour la satisfaction des exigences archivistiques.
- Conception d'un système d'archivage.
- Mise en oeuvre d'un système d'archivage.
- Contrôle "a priori" (Audit, certification)
Nous avons l'habitude de traduire cette définition normative essentiellement orientée archivage numérique (SAE) afin de la faire cadrer avec l'étude plus générale d'un projet de bonne gouvernance documentaire.
Quels sont nos objectifs ?
- Déterminer l'information à traiter, à préserver, à conserver à terme. Identifier les sources de modifications et/ou d’altération.
- Sécuriser l'information en définissant entre autres les droits d'accès en garantissant l’intégrité jusqu'à la destruction.
- Permettre la circulation et la diffusion de l'information dans le respect des niveaux de confidentialité des utilisateurs.
- Répondre aux exigences légales de conservation et de production des documents ou des données en traçant l'ensemble des opérations effectuées.
